応当日申し込み会 希望申請制度について
応当日申し込み会 希望申請制度について
第1稿：令和2年2月1日
更新：令和6年4月1日
本ページは、駒岡地区センターの応当日申し込み会に、当日不在参加する方法についての解説ページです。申込者本人不在のため、応当日申し込み会の来館参加とは一部のルールが異なりますので、本ページの内容をご理解の上、ご申請ください。
〇申し込み方法
別紙『駒岡地区センター 応当日申し込み会 希望申請書』（以下、『希望申請書』）に希望内容を記入し、２階受付カウンターに提出下さい。別の書式や、FAX、郵送、電話などは受付しておりません。
〇申し込み期間
『希望申請書』の申し込み期間は、利用希望日の3か月前の月の１日（ついたち） から 応当日の２日前までです。
例：令和6年8月1日と8月15日と8月22日を利用希望の場合、
応当日申し込み会は6月1日、6月15日、6月22日で、
希望申請は3件とも5月1日から受付開始し、各応当日の2日前（5月30日、６月１３日、６月２０日）まで提出可能です。
１月など1日が休館日の場合、翌開館日（１月は4日まで休館のため1月5日）になります。
応当日前日に『希望申請書』の確認など事務作業を行う都合上、申し込み期間は厳守とさせていただきます。休館日（施設点検日）は受付できないため、２日前が休館日と重なり、最終提出日が３日前になるケースもございますのでご注意ください。
〇希望申請書提出後に抽選対象から除外されるケースについて
申請書を提出した後でも抽選対象から除外される場合がございます。提出期間開始後に優先利用・自主事業・選挙投票所等で希望されている部屋が利用不可になるケースがありえるためです。その場合は、お部屋をご利用いただけない旨をご連絡いたします。ご了承ください。
〇応当日お申し込み会当日の進行
申し込み期間内に『希望申請書』を提出いただいた団体と、当日にご来館いただいた団体で重複が発生した場合は従来通り抽選いたします。参加者全員が当日いらっしゃる場合はお話合いによる調整等も可能ですが、希望申請書による受付の場合には、申請者が応当日に不在となる為、調整はできません。ご希望が重複した際『希望申請書』で不在参加の団体のくじ引きは受付スタッフが代行します。当落の結果は、『希望申請書』に記入された電話番号に連絡いたします。ご希望が通った団体は、ご希望が仮予約状態になりますので、応当日お申し込み会から１週間以内に２階受付にて利用料金を納め利用申請手続きをお願いします。通常の仮予約同様、1週間を過ぎるとキャンセルされますのでご注意ください。
〇重複時の判断（重要）
複数の時間帯・部屋を希望した場合、その複数時間帯・部屋をまとめてその団体のひとつの希望申込とします。そして他団体と時間帯・部屋の一部でも重複した場合は抽選になります。ここまでは、従来の来館しての応当日参加と変わりません。しかし、抽選に負けて残りの一部時間帯・部屋が空いている場合、申請者不在のため空いている部屋を取るかどうかの判断をしていただくことができません。各利用日、時間帯の状況により各団体の事情が大きく異なるため、『希望申請書』提出による不在参加の場合、第二希望申込や重複団体との調整はできません。来館参加の応当日では、複数時間帯・部屋希望団体が抽選負けしたあと、残った一部の時間帯・部屋をどうするかは、その時申請者ご本人が判断されています。中会議室と小会議室希望だったが小会議室が取れず中会議室だけの場合は利用人数を調整して対応できるか、９時～１３時希望だったが９時～１１時だけの場合は予定していた会議が終わるのか、体育室全面希望だったがAB面だけの場合やAC面の場合は活動できるのか、という事は利用団体の担当者ご本人にしか判断できない難しい決断になります。ご不便ご迷惑おかけいたしますが、ご了承のほど、よろしくお願いします。
もし、複数時間帯・部屋希望で、抽選負けした場合一部でも利用したいとご希望される場合、申し訳ありませんが当日来館しての応当日参加をお願いします。
また、駐車場・備品は団体利用予約の主体ではなく、付随要素だと考えられるので、駐車場・備品が重複し抽選に負けて取れない場合は、部屋のみの予約となります。駐車場・備品が取れなければ部屋予約もいらないと申請者が判断されるケースはいままで少ないためです。もし、駐車場・備品が取れなければ部屋自体の使用もしないという場合は、あらかじめ『希望申請書』にそちらを☑チェックにて記入する欄がありますので、チェックを入れるようにお願いします。
〇当落のご連絡
当落の連絡は『希望申請書』に記入された電話番号にご連絡いたします。連絡を受けたい時間の希望や、連絡内容を留守電に録音して連絡済としてよいか、ご家族に内容を伝えても良いか、可能な方は〇をつけてください。また、当落連絡は『希望申請書』ご提出の皆さんに連絡いたします。もし万が一、３日経過しても連絡を受けていないことがあればお手数ですがご確認のご連絡をお願いします。ご希望の連絡方法で連絡がつくまで繰り返し連絡させていただきますが、記入された番号が間違っている・携帯電話が登録していない番号から電話を受けない設定になっているなどの理由でこちらから連絡ができなくなっている可能性があります。また、留守電にメッセージ録音可とされている方でも、電話の設定でメッセージを残せなくなっている場合があります。ご注意ください。
〇書類不備のご注意
団体利用申請書など「希望申請書」以外の申込でも、記入内容が間違っていることが多くあります。団体名、申請者、電話番号、利用日など、正確に読める字ではっきり記入し、必ず提出前に確認してください。連絡がつく電話番号か、利用時間は９～11時、11～13時などのコマ区分に沿っているか、利用人数は人数制限を超えていないか、利用備品はどのラジカセか、得点板はA・B・Cのどれか、譜面台は何台か。備品や駐車場が重複するケースも多いため、申請を忘れるとご利用いただけない場合もあります。また、日にちが間違っていると記入された日で応当日に参加してしまいます。気を付けてご記入ください。特に《団体名》は必ず、団体登録申請をしている正式名称でご記入ください。略称や登録していない名称をご記入された場合、団体登録が確認できない時には書類不備として、不参加にせざるを得なくなり、書面での応当日希望や重複時の抽選に参加できなくなる事になります。
〇団体登録について
駒岡地区センターのお部屋を団体利用する場合、必ず団体登録が必要になります。団体登録時に、団体利用のルールやお申込み方法のご案内、駒岡地区センター団体利用できる団体・利用内容であるかどうかの確認を行っております。そのため、部屋の利用予約や応当日申し込み会に参加する際にも団体登録は必要です。『希望申請書』による、希望申請で応当日お申し込み会に参加される予定の方は、必ず『駒岡地区センター 団体登録申込書』をご提出ください。また、団体登録が済んでいる団体の照合は、ご記入いただく《団体名》で判断しています。必ず《団体名》は『団体登録申込書』と同じものを、省略せずにご記入ください。
〇応当日に来館して参加される場合
基本的なルールは、希望申請制度施行前と変わりません。応当日の当日9:30までに受付カウンターにご希望をお伝えください。唯一、変わることがあるとすれば、希望が重複した時、重複相手の団体が《希望申請書》で不在参加の場合は、ご相談や譲り合いが出来ませんので、必ずくじ引きによる抽選になります。
以上、ご協力よろしくお願いします。
